# 一、作用意义 很多企业经常会碰到：数据资料找不到或者找不全、绩效考核难以定量、不清楚公司运营成本与利润等种种问题，殊不知这都是因为档案工作没做好的原因呢。可见，档案管理对企业生产、运营等工作又这举足轻重的作用。 档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。 做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 员工档案展示的列表数据为：企业全部在职职工、历史面试未入职员工、已经离职归档员工。 # 二、操作流程 ## 1. 查看在职员工档案 功能说明：查看所有在职员工的个人信息、职工信息、个人经历相关留档信息资料，陀螺匠支持组合筛选功能，告别在一堆文件中寻找资料的痛苦，鼠标轻轻一点瞬间找到您想要的资料数据。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案  2. 新增在职员工 --- 功能说明：通过新增在职员工档案创建组织架构用户，在职员工档案中的手机号码为登录账号，通过短信验证码登录之后账号被激活，组织架构中展示的数据仅为在职员工； 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【新增】按钮，打开新增在职人员档案侧滑弹窗；  第二步：填写员工档案信息，带\*的为必填项，点击【保存】按钮，新增在职人员档案信息完成。  3. 导入在职人员 --- 功能说明：导入在职人员适用于刚开始使用陀螺匠系统的企业，进行期初数据的导入，一键快速将历史员工档案信息导入至系统之中； 通过导入功能进入系统的在职人员，账号状态默认为未激活，该人员通过导入的手机号码登录之后账号被激活； 推荐使用此功能导入历史离职、未入职人员、在职人员，简单便捷。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【下载模板】按钮，将导入员工档案信息所需要的模版下载至本地；  第二步：在本地填写整理好员工档案信息表格之后，点击【导入】按钮，弹出选择本地文件弹窗；  第三步：选择已经填写好的员工档案信息上传至陀螺匠系统之中，员工档案导入完成。  4. 编辑员工档案基本信息 --- 功能说明：企业管理员登录系统可随时修改员工档案基本信息，包括人员基本信息、职工信息、个人信息、学历信息、银行卡信息、社保信息、紧急联系人、个人材料、系统信息； 在系统信息中可通过排序数据进行员工档案排序调整，排序数字越大数据越靠前； 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【查看】按钮，打开人员档案查看测滑；  第二步：点击需要修改模块的【编辑】按钮；  第三步：修改错误的档案信息，编辑员工基本档案信息完成。  5. 编辑员工个人经历 --- 功能说明：员工档案信息中包含个人工作经历、教育经历信息，企业管理员拥有维护员工个人经历的权限。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【查看】按钮，打开人员档案查看测滑；  第二步：添加工作经历/教育经历，首先点击【添加经历】按钮，打开添加经历弹窗；  第三步：在添加经历弹窗中，填写内容之后点击【确定】按钮，添加经历完成。  ## 6. 邀请个人完善档案信息 功能说明：为了减少人事的档案维护工作量，人事可以邀请某员工自行完善个人的员工档案信息，经过人事邀请之后可以同步一次自己的档案信息，未经员工邀请的成员不可进行员工档案的维护工作。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【邀请完善信息】按钮，打开复制链接弹窗；  第二步：点击【复制邀请链接】按钮，将此链接发送给该成员；邀请员工登录陀螺匠系统后，在个人简历页面会生成一条企业邀请个人完善档案信息的数据，被邀请人完善自己的档案信息后，点击【发送】按钮，则可将自己维护的档案信息同步至本企业。  ## 7. 查看人事异动记录 功能说明：通过【组织架构/员工档案】菜单调整人员部门、岗位信息，均会手动生成一条调岗记录； 根据【员工档案】中的入职、转正、离职等时间线，系统自动化生成人员的入职记录。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【查看】按钮，打开员工档案查看详情；  第二步：点击员工档案详情中的【人事异动】tab页，查看人员异动时间轴记录。  ## 8. 人员定调薪 功能说明：新入职的人员需要进行定薪操作，已经有历史定薪记录的人员可进行调薪操作，最终生成人员薪资涨幅记录时间轴，可以清晰的看到该员工在我们企业的薪资变化。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【查看】按钮，打开员工档案编辑详情；  第二步：点击员工档案详情中的【调薪记录】tab页，进行人员定薪/调薪操作；  第三步：点击【定薪/调薪】按钮，打开【定薪/调薪】弹窗；  第四步：填写薪资内容，点击【确定】按钮，人员定薪/调薪完成。  ## 9. 自定义薪资结构 功能说明：为了适应不同企业的不同信息结构，陀螺匠支持管理人员进行薪资结构自定义操作。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：接着上述操作【定薪/调薪】弹窗，点击【编辑字段】按钮，进入编辑表单字段弹窗；  第二步：自定义维护薪资结构字段，点击【确定】按钮，薪资结构维护完成； 特殊说明：基本工资与绩效工资与薪资计算功能息息相关，所以不支持维护；  ## 10. 试用人员转正 功能说明：试用期的人员若已经达到转正要求，企业管理员可以手动添加人员的转正记录，生成人员转正记录至人员异动时间轴中； 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【转正】按钮，弹出办理转正弹窗；  第二步：在办理转正弹窗中，填写转正时间、备注等，点击【确定】按钮，该人员由试用状态改变为正式状态。  ## 11. 人员离职 功能说明：若有员工离职，企业管理员可以手动添加人员的离职记录，生成人员离职记录至人员异动时间轴中，并将该人员的待办事项、客户等转移给接手人；人员离职时，会将离职人员管理的云盘-企业空间/目录权限转移给离职接手人；若离职人员只是普通成员，将离职人员从企业空间/目录权限中移除。 已经离职的人员账号状态变为停用，将不可进入该企业的陀螺匠系统。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【离职】按钮，打开办理离职弹窗；  第二步：填写离职人员离职的相关信息，点击【确定】按钮，该人员状态变为离职，账号状态变为停用，并且此条数据由在职员工流转至离职员工之中；  ## 12. 导出人员档案 功能说明：企业管理员可以通过搜索条件筛选出需要的档案数据，通过导出功能将符合搜索条件的数据，生成Excel下载至本地。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：填写自己想要导出数据的筛选条件，失去焦点/回车触发搜索；  第二步：点击【导出】按钮，系统将符合搜索条件的数据，生成Excel下载至本地。  ## 13. 删除在职员工档案信息 功能说明：删除员工档案信息之后，同步会删除该人员的用户信息、操作记录等相关数据，请谨慎操作；只有未激活的账号允许删除，已激活的账号由于已经产生数据特殊情况只能走离职处理。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 第一步：点击【删除】按钮，打开二次确认弹窗；  第二步：在二次确认弹窗中点击【确定】按钮，员工信息删除完成。  14. 查看未入职员工 --- 功能说明：未入职员工主要指面试人员档案管理。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 > 未入职人员 第一步：查看未入职员工的历史面试记录。  ## 15. 面试通过入职 功能说明：面试完成之后，部分人员面试通过，可通过入职功能，直接将未入职员工中的数据进行入职，员工状态由未入职变成试用，账号状态为未激活，需要邀请加入之后，该人员才会加入系统组织架构之中。 功能页面操作路径：人事管理 > 员工档案 > 未入职人员 第一步：点击【入职】按钮，打开核对人员档案信息侧滑；  第二步：核对修改该人员档案信息之后，点击【入职】按钮，该人员入职完成。  ## 16. 新增未入职人员 功能说明：新增未入职人员主要用于面试人员档案的录入； 操作方法：同在职人员新增操作。 17. 编辑未入职人员信息 --- 功能说明：修改未入职员工错误的个人信息及个人经历，包括：职工信息、个人信息、学历信息、紧急联系人、个人经历等。 操作方法：同在职人员编辑个人信息、个人经历操作。 18. 导入、导出未入职人员 --- 功能说明：导入功能适用于第一次使用陀螺匠系统，期初数据的导入操作；导出功能适用于历史面试员工信息的查看； 操作方法：同在职员工导入、导出功能操作。 19. 删除/批量删除未入职人员信息 --- 功能说明：用于清除历史已经没有意义的数据，或者删除个别错误的数据信息； 操作方法：同在职人员删除/批量删除操作。 ## 20. 离职人员重新入职 功能说明：用于已经离职的员工再次入职的情况； 操作方法：同未入职人员入职操作。 ## 21. 新增离职人员 功能说明：新增离职人员主要用于历史离职人员档案的留存管理； 操作方法：同在职人员新增操作。 ## 22. 编辑离职人员信息 功能说明：修改离职员工错误的个人信息及个人经历，包括：职工信息、个人信息、学历信息、紧急联系人、个人经历等。 操作方法：同在职人员编辑个人信息、个人经历操作。 **23. 导入、导出离职人员** 功能说明：导入功能适用于第一次使用陀螺匠系统，期初数据的导入操作；导出功能适用于历史离职员工信息的查看； 操作方法：同在职员工导入、导出功能操作。 **24. 删除/批量删除离职人员信息** 功能说明：用于清除历史已经没有意义的数据，或者删除个别错误的数据信息； 操作方法：同在职人员删除/批量删除操作。 三、常见问题 ============================================= **问：如何添加用户？** 答：添加正式员工，系统会生成未激活的用户信息。 **问：员工如何激活账号？** 答：未激活的账号，使用手机号+短信验证码方式登录系统，登录之后账号激活。